财务人员如何参与销售费用的管控?

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  相对于生产企业的料工费,贸易企业的销售费用管控也是一个难题。生产企业要全面发展,需要掌握客户市场,对于客户开发、广告等不同性质的销售费用投入也是一项大工程。关于这方面的主题讨论,看看知行社大咖们是怎么做的。

  平时都是叶大师帮大伙儿排疑解惑的,叶大师也有他的难题:“跟大伙儿咨询个问题,在对销售部门费用实行按比例控制的情况下,假设以回款额(或销售额)10%作为总费用控制额度,但是销售有淡旺季,而且恰恰越是在淡季时越需要费用投入(如广告、差旅费用、招待费用等等),按每月回款额(或销售额)10%去控制肯定不合理。但如果一开始按全年预算目标控制,又担心到了年终销售目标没完成,费用却超额。这些问题有没有良方?举个极端一点的例子:比如某公司1-10月都是淡季,都是在爬坡过程中,11-12月是冲刺阶段。那又如何控制呢?或者企业销售淡旺季规律性很差,又怎么处理呢?”

  控制思路

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  基于以前数据、同行业数据,假设其中包括明年拓展的新渠道、新代理、新客户,以及原有的成熟客户,综合考虑后,销售费用比例确定按销售总额的10%。10%只是一个例子,假设比例已无问题,业务部门、老板都已接受的情况下,具体多少(10%还是11%,还是15%)不作过多深入讨论。费用控制计划让销售部门提出也可以,不同渠道、不同客户,包括不同业务员之间费用调剂假设都交给销售副总控制。

  但叶大师想从财务人员角度看看是否存在控制方法。

  目前,只是简单化讨论,就是销售费用比例控制和销售收入目标进度之间的矛盾。现有想法:

  1、费用总额控制。一般企业是根据级别标准、客户标准、或者事前申请的标准控制,但也有例外,预算与实际费用有差距,这种情况需要销售部自己去调剂,不用再一一细致控制了,只强制一个比例。

  2、费用分项管理。分项管理是比较合理,比如年初规划广告费支出,预算年度项目费,固定额度。但还存在弹性销售费用比例问题,比如固定额度费用以外的费用,弹性销售费用控制和销售收入目标时间进度的矛盾。

  3、先按全年销售收入或回收额80%做整体费用控制。全年销售总额的10%为销售费用指标,预留20%在年终1-2月使用,年终与销售指标(即销售收入或回收额)再次核算确认,这样就有了控制余地。

  上述内容也是个思路,需要探讨的问题是,假设弹性销售费用为回收额10%(假设已经把某些固定费用排除了),在1-10月时只完成销售额(或回收额)预算目标的60%,但费用支出已经达全年费用指标的80%了。常规和非常规的销售费用指标分配、固定费用与不固定费用分开考虑,这个思路是可以肯定的。

  控制方法

  大胖又把这个问题拓展开来,落实到了控制计算方法上,他觉得就销售费用应该区分淡旺季。旺季时以“回款X一定比例”来控制。淡季需要加大投入的话,可以把“旺季的费用X一定的系数”(比如1.5倍,这个比例可以统计历史数据分析得出)。然后全年该费用控制再设定个总的目标,例如,可以不超过营业收入的10%(又回到了目前这个费用总控制要求)。

  大飞做了各种细节探讨,首先明确控制计划应该让销售部门提出,类同于预算。10%或是其他数额,也要有业务部门的认同。以往淡季采取了哪些方式方法刺激销售增长,与后续销售上涨有哪些相关联的地方,比如拿单。一方面要从数据看,另外一方面要跟老板谈,也要跟销售部门了解情况。回款比(收入/费用比),这种指标的确认要跟业务的预算和计划结合,上年度的费用支出比重可以作个参考,而且每个地区收入费用比、客户费用比,以及每个业务员销售费用比可以作参考。

  其次建议广告支出剥离。差旅+业务招待,可以用效费比来控制。按月、季度进度跟进,并公布数据,然后结合销售收入与现金收入比、回款比、超期款比,具体衡量的指标可以让销售部门提出,经老板认可。款项跟进可以按周、月核算,这要看老板的重视程度。销售费用是动态化的,但对于新企业来说,预算、预测的数据,与有成熟市场的企业相比,有较大的偏差。如果强制费用比例,或是二线财务控制一线业务,结果会对财务不利。老板多是业务型的,碰到具体情况经常是当场拍板,事后分析改进。举个简单例子,招待客户,碰着大客头看中一家酒店菜不错,直接抬腿进去了,你还有空请示批准?

  最后分阶段查看业务员的费用支出与款项回收、订单获取与执行进度,一但公布出来,业务员会很有压力的。销售费用好定期结算,如果超额就来不及控制了。费用除了特殊事项,平时不预发。与业务员无关,跟对应地区的业务和客户、项目有关。不同公司不同作法,适合就行。

  根据上述讨论,虎哥赞同广告支出剥离的观点,他认为大额的固定性支出,和动态可控费用区分开,从10%的费用总额中剥离。大额的固定性投入,在预算开始就锁定费用。分项管理的好处是,让业务部门知道,什么费用是自己直接导致的。可以和二级三级业务人员考核挂钩,销售总监对大项费用负责。同时要把控过程指标,比如在淡季,是不是能够出一些方案,比如提前支付定金订货,这样,对后期安排生产也有好处。

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