财务人员最喜欢的Excel中7个技能,让工作事半功倍!

admin

  excel中哪些事情最浪费我们的时间呢?总结了下面7个,我想你或多或少的也遇到过。

  1.打开慢、公式更新慢

  现象:

  打开excel表格非常缓慢,更新数据时一直在运算。有时要几分钟才能打开和更新结束。

  原因:

  文件中公式太多,特别是数组公式过多。

  解决方法:

  1、优化公式,尽量少数用数组公式。有时可以用添加辅助列的方法替换数组公式。

  2、运算模式改为手动运算。(公式-运算模式-自动改为手动),需要更新时按F9键。

  2.查找工作表

  现象:

  如果一个excel文件中有几十或上百个工作表,查找工作表是一件很费时间的工作。

  解决方法:

  1、在工作表标题左边的调整进度按钮上单击右键,右键菜单上选取要找的工作表即可。

  2、选取经常要用的工作表,在名称框中输入标记该表的名称。需要找它时只需要在名称框中选取即可。

  3.取消工作表隐藏

  现象:

  取消多个隐藏的工作表时,需要逐个点取消隐藏。如果需要取消隐藏的很多,很费时间。

  原因:

  excel没有提供批量取消隐藏的命令。

  解决方法:

  借用自定义视图,取消所有工作表隐藏,保存为自定义视图。需要取消隐藏时,只需要选取该自定义视图。

  4.文本型数值转换

  现象:

  从其他软件中导到excel中的数据多是文本类型。需要一个一个的双击单元格才能将数值转换成文本。小编遇到有同事为了转换6000多行的数据,点了一上午也没点完。

  解决方法:

  如果有绿三角,打开绿三角,点“转换为数值”,如果没有绿三解,双击第1个格,待绿三角出现后再点“转换为数值。

  5.删除重复值

  现象:

  客户明细表是包括了客户的每一次消费记录,如果想提取信息就需要把重复的删除掉。小编原来的同事是先排序,然后删除重复的。上万个客户,估计需要三天时间吧。

  解决方法:

  1、excel2003中可以用高级筛选的方法,在高级筛选窗口中有一个“筛选不重复数记录”的选项,选中它。

  2、excel2007和2010版直接就提供了删除重复项的功能。

  6.删除插入的图形

  现象:

  从网页上复制的表格到excel后,会带入大量的图片、图标或图形。有时会有成千上万个,逐个选取删除真的不太现实。

  解决方法:

  ctrl+g打开定位窗口-定位条件:对象-选取所有图片、图形。按delete键删除。

  7.把excel表格粘到PPT里

  现象:

  小编原来的工作是做数据分析,分析好的数据要以PPT的形式在集团会议上展示。因为PPT需要做几百页,所以excel的表格、图表粘到PPT里需要一两天的时间,还容易粘错。

  解决方法:

  做一个和excel同步更新的模板。复制excel中的表格或数据,打开PPT。文件-粘贴-选择性粘贴。

  在打开的窗口中,选中“粘贴链接”

  以后excel表格更新后,打开PPT时会自动弹出是否更新链接。点更新后PPT的数据即会自动更新。

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